W związku z tym władze miasta zorganizowały miasteczko namiotowe dla 5 tysięcy osób na błoniach Tor Vergata (na zewnątrz wschodniej części obwodnicy rzymskiej, w pobliżu wylotu autostrady A1 Rzym-Neapol). W miejscu gdzie przed pięcioma laty odbyło się słynne spotkanie papieża z młodzieżą w Roku Jubileuszowym przygotowano także obszerne pole namiotowe dla pielgrzymów posiadających własny sprzęt (namiot bądź kamper czy przyczepę campingową). Pole wyposażono w wodę pitną i sanitariaty. Jest tam także możliwość zaopatrzenia się w żywność, czy skorzystania z podstawowej pomocy medycznej. Z Tor Vergata można do stacji metra linii A Anagnina dostać się autobusem miejskim nr 509, który kursuje całą dobę. Gorzej z informacją. Władze Rzymu zapewniają o istnieniu punktów informacyjnych. Nie należy się jednak spodziewać, by można tam było dowiedzieć się wiele więcej, niż którędy dotrzeć do centrum. Grupy pielgrzymów powinny zatem trzymać się razem, by nie pogubić się w tłumie. Lepiej również nie próbować „przy okazji” zwiedzać Wiecznego Miasta, bowiem większość instytucji (w tym muzea) będzie w dniu pogrzebu zamknięta, a poruszanie się po ulicach mocno utrudnione. Nie należy też zbytnio liczyć na możliwość kontaktowania się przy pomocy telefonów komórkowych, bowiem przeciążone sieci (zwłaszcza najpopularniejszy TIM) zaczynają odmawiać posłuszeństwa. W Rzymie do piątku powinna utrzymać się ładna wiosenna pogoda. W dzień jest słonecznie i ciepło, jednak nocą temperatura spada do +6 stopni C, zatem warto wziąć ze sobą cieplejsze okrycie. Czas oczekiwania na wejście do bazyliki watykańskiej to obecnie 2,5 do 5 godzin. Warto więc zaopatrzyć się w wodę, a nawet w krzesełka turystyczne. Większość uczestników pogrzebu Jana Pawła II przybędzie do Rzymu autokarami. Miejskie parkingi są w stanie pomieścić niespełna 4 tysiące pojazdów. Dlatego też ustalono cztery rejony wyładunku pielgrzymów, skąd będą mogli oni kierować się ku centrum transportem publicznym. I tak rejon pierwszy obejmuje północ rzymskiej obwodnicy z kierunku tras: autostrady A1 Florencja-Rzym, Via Salaria, Via Flaminia i Via Cassia. Będą tam dostępne dwa parkingi: Saxa Rubra – Grottarossa (skąd w kierunku centrum można jechać kolejką podmiejską do stacji Piazzale Flaminio, a następnie metrem linii A do stacji Ottaviano) oraz Stadion Olimpijski (skąd kursują specjalne autobusy w pobliże Placu św. Piotra).

Rejon drugi to zachód, czyli wyloty tras Via Aurelia i Via Boccea. Tam punktem przeładunkowym jest Checkpoint Aurelia, skąd można przesiąść się na autobus miejski nr 247, którym można dojechać w rejon wzgórza Janiculum. Trzeci rejon to wschód z kierunku tras: autostrady A24 L’Aquila-Rzym, Via Tiburtina i Via Prenestina. W rejonie tym przygotowano dwa punkty przeładunkowo-parkingowe: Ponte Mammolo – Tiburtina (skąd można kontynuować podróż metrem: linią B do stacji Circo Massimo – i dalej piechotą, bądź do stacji Termini, potem przesiadka na linię A do Ottaviano), stacja kolejowa Tiburtina (tam również jest stacja metra linii B, dalej jak poprzednio) oraz parking autokarowy Centro Carni – Piazzale Pascali – Via Palmiro Togliatti. Czwarty rejon to południe, wyloty tras: autostrady A1 Neapol-Rzym, Via Appia, Via Tuscolana, Via Casilina, Via Anagnina, Via Pontina. Tam będą dostępne dwa punkty przeładunkowo-parkingowe: Anagnina oraz Eur Magliana – Piazzale Parri. Z obu tych miejsc do centrum można dostać się metrem (w pierwszym przypadku linią A ze stacji Anagnina Cinecittà, w drugim linią B). Koszt biletu na transport miejski wynosi 1 euro. Jest to bilet czasowy (90 min.) w przypadku autobusów i tramwajów, w metrze służy na jednorazowy przejazd. Metro kursuje do godz. 23:30. Później linie będą dublowane przez autobusy nocne (40N za linię B i 55N za linię A). Władze miejskie zapewniają, że dojazd do punktów wyładunkowych jest dobrze oznakowany, a parkingi są strzeżone i wyposażone w sanitariaty. Transport miejski i koleje zwiększyły w tych dniach częstotliwość kursowania. Istnieje zatem możliwość dogodnego dojazdu do centrum także z miejscowości podrzymskich. Odradza się natomiast przyjeżdżanie w tym czasie do Rzymu transportem indywidualnym, gdyż liczba pojazdów w Wiecznym Mieście już i tak jest nadmierna, a ruch uliczny mocno utrudniony. Tym niemniej zorganizowano specjalne parkingi dla samochodów osobowych w czterech rejonach: na północy Stadion Olimpijski, na wschodzie Ponte Mammolo, a na południu Anagnina oraz Eur – Palalottomatica – Eur Fermi. Jak do tej pory, nie są przewidziane żadne bilety wstępu na uroczystości pogrzebowe. Ograniczenia dostępu będą dotyczyć jedynie rejonu samego Placu św. Piotra. W innych rejonach miasta są organizowane sektory zaopatrzone w nagłośnienie i telebimy. Nie jest przewidziana możliwość koncelebracji mszy pogrzebowej. Sprawować ją będzie wyłącznie kolegium kardynałów i patriarchowie. Kapłani mogą natomiast wziąć udział w rozdzielaniu komunii św.