W ciągu najbliższych kilku dni wszystkie polskie grupy, które zarejestrowały się i rozliczyły w terminie, otrzymają dokładne miejsca noclegów, katechez, posiłków oraz wszystkich pozostałych zajęć programowych. Każda grupa w przekazywanych danych ma również przydzielony dzień i godzinę pielgrzymowania do Katedry Kolońskiej oraz sektor i pole na placu Marienfeld, gdzie odbędą się centralne uroczystości XX ŚDM z udziałem Ojca Świętego. Opiekun każdej grupy, wchodząc na swój panel na stronie internetowej, będzie mógł zobaczyć dokładne mapy drogowe oraz trasy dojazdu pod wskazane adresy. Na stronie Biura można także zapoznać się z planem rozkładu sektorów na Marienfeld. Dzięki tym danym, każda grupa po przyjeździe do Kolonii uda się od razu na swoje miejsce zakwaterowania, a dokładnie do parafii, przez którą będzie goszczona. Tam uczestnicy otrzymają najpierw pakiety pielgrzyma i zostaną następnie zaprowadzeni przez wolontariuszy do poszczególnych kwater. W tym czasie opiekun grupy uda się do najbliższego centrum rejestracyjnego, aby odebrać PASS-y uczestnictwa oraz talony żywieniowe dla członków swojej grupy. Sztab parafii zakwaterowania odpowiada za zorganizowanie noclegów i śniadań. W parafiach odbywać się będą także modlitwy poranne oraz nabożeństwa drogi krzyżowej. Spotkania centralne (ceremonia otwarcia, powitanie Ojca Świętego, czuwanie na Marienfeld), katechezy w grupach językowych oraz odbiór posiłków (obiad, kolacja) odbędą się w specjalnie wyznaczonych miejscach. Każda grupa razem z adresem zakwaterowania otrzyma od razu pełen zestaw tych danych. Krajowe Biuro ŚDM pracuje intensywnie nad tłumaczeniami otrzymanych informacji i sukcesywnie przekazywać je będzie poszczególnym grupom.