Śląskie: Urzędy przez internet?

Wdrażanie systemu ma się zakończyć w ostatnim kwartale 2012 r.

W czwartek umowę o współfinansowaniu środkami unijnymi wartej blisko 8 mln zł inwestycji w tworzenie Elektronicznej Platformy Urzędu Wojewódzkiego i Administracji Zespolonej podpisali w Katowicach wojewoda śląski Zygmunt Łukaszczyk i marszałek woj. śląskiego Adam Matusiewicz. Środki Regionalnego Programu Operacyjnego woj. śląskiego - prawie 6,4 mln zł - pokryją ponad 80 proc. kosztów projektu.

Wojewodzie podlega kilkanaście organów państwowych, m.in. wojewódzkie struktury policji, straży pożarnej, inspekcji transportu drogowego, sanepidu, urzędu ochrony zabytków, kuratorium oświaty oraz inspektoraty: farmaceutyczny, inspekcji handlowej, weterynarii, nadzoru budowlanego, ochrony środowiska, jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych oraz ochrony roślin i nasiennictwa.

Skomplikowany pozostaje system ich finansowania i zarządzania. Każda instytucja ma też własne standardy pracy i obsługi klientów.

Jak wyjaśnił dyrektor śląskiego urzędu wojewódzkiego Łukasz Falgier, nowy system usprawni komunikację i obieg dokumentów w podległej wojewodzie administracji, a także skróci kolejki klientów, umożliwiając im załatwienie spraw bez wychodzenia z domu. Inwestycja zakłada, w uproszczeniu, rozwinięcie - na wszystkie jednostki administracji zespolonej w regionie - systemu działającego już w urzędzie wojewódzkim, wdrażanego od 2005 r.

"W tej chwili w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim jesteśmy w stanie świadczyć wszystkie dopuszczone prawem usługi drogą elektroniczną. Każdy wniosek złożony do tego urzędu drogą elektroniczną zostanie drogą elektroniczną załatwiony i odpowiednia decyzja z kwalifikowanym podpisem zostanie wydana" - wskazał Falgier.

Wyjaśnił, że nowy projekt ma doprowadzić do tego, że cała pozostała część administracji, za którą odpowiada wojewoda, również będzie mogła świadczyć wszystkie możliwe usługi drogą elektroniczną.

Jedyne, co trzeba będzie zrobić, to zarejestrować się na stronie internetowej urzędu - wyjaśnia Falgier.

Falgier zaznaczył, że służby wojewody zdają sobie sprawę z obecnych ograniczeń związanych z wymogiem składania wraz z wnioskiem o załatwienie sprawy kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W styczniu lub lutym minister spraw wewnętrznych i administracji ma jednak wydać rozporządzenie wprowadzające możliwość generowania swojego loginu na ogólnokrajowej platformie ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) i załatwiania spraw bez podpisu kwalifikowanego.

Związanie platformy ePUAP z systemem wdrażanym w woj. śląskim pozwoli zniwelować uciążliwe ograniczenie. Prócz tego dzięki nowemu systemowi urzędy i instytucje mają być dostępne w sieci niezależnie od godzin pracy, zmniejszy się obieg papierowych dokumentów, powinien skrócić się czas załatwiania spraw, klienci będą mogli też sprawdzać postępy procedury.

Projekt zakłada, że wszystkie usługi administracji zespolonej w woj. śląskim mają być dostępne z działającego już portalu eurzad.slask.eu. Wymusi to m.in. wypracowanie jednolitych metod działania i wspólnego standardu obsługi w objętych systemem instytucji.

Wojewoda, którego pracownicy będą zarządzać systemem, będzie mógł łatwo komunikować się z pracownikami podległych mu instytucji i nadzorować ich pracę (np. pod kątem terminowości). Nadzór ułatwi m.in. wspólna ewidencja korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej.

Oprócz modułu obiegu dokumentów projekt zakłada też wdrożenie centralnego systemu finansowego, obejmującego m.in.: księgowość, płace, kadry, planowanie budżetów, rejestrację czasu pracy pracowników i obsługę środków trwałych. Takie rozwiązanie - jak zapewniają władze - powinno przynieść redukcję kosztów działania urzędów.